Word2007中快速插入固定内容的技巧

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Word2007中快速插入固定内容的技巧

每次写完稿件之后，都要在稿件的后面添加自己的通讯信息，非常麻烦。其实，在Word 2007中，我们可以让这个工作做得更自动化一些，一次设置后随时调用。
　　一、利用自动更正的方法
　　首先在一个文档中先编辑好自己的通讯信息，设置好格式，如图1所示。
图1


　　选中全部内容后，点击左上角“Office按钮”，在弹出的菜单中点击左下角“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框。在对话框左侧的列表中点击“校对”项目，然后点击右侧的“自动更正选项”项目右侧的“自动更正选项”按钮，如图2所示。
图2


　　在打开的“自动更正”对话框中，点击“自动更正”选项卡，然后在下方的“替换”输入框中输入“dizhi”，然后选中右侧的“带格式文本”单选项，并点击下方的“添加”按钮，如图3所示。确定后，只要我们在文档中输入“dizhi”并按下空格键，那么原先设置好的那些通讯信息就立刻显示出来了，非常方便。
图3


　　二、从其它文件中插入
　　还有一种方法也挺简单的。那就是在一个空白文档中编辑好通讯信息后将其保存成一个文件。当需要插入通讯信息时，只要点击功能区“插入”选项卡“文本”功能组中“对象”按钮右侧的小三角形，然后在弹出的菜单中选择“文件中的文字”命令，如图4所示。然后利用打开的对话框找到保存通讯信息的文件并双击就可以了。
图4


    三、利用域
　　首先点击左上角“Office按钮”，在弹出的菜单中点击左下角“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框。在对话框左侧的列表中点击“高级”项目，然后在右侧“常规”项目下的“通信地址”输入框中输入通讯信息，如图5所示，也可以先在文档中编辑好直接粘贴过来。确定后关闭对话框。
图5


　　当需要插入通讯地址时，我们只要点击功能区“插入”选项卡“文本”功能组中“文档部件”按钮，在弹出的菜单中选择“域”命令，打开“域”对话框。在左上方“类别”下拉列表中选择“用户信息”项目，然后在下方列表中选择“UserAddress”项目，如图6所示。确定后就可以把通讯信息插入到文档中去了。
图6


　　四、利用“自动图文集”
　　其实，在Word 2007中已经没有了自动图文集的功能。但是，有类似的功能却可以实现我们的要求。
　　先编辑好通讯信息，选中。然后点击功能区“插入”选项卡的“文本”功能组中“文档部件”按钮，在弹出的菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”命令，打开“新建构建基块”对话框，如图7所示。在“名称”后的输入框中输入“个人信息”，确定关闭对话框。
图7


　　需要添加通讯信息时，还是点击“插入”选项卡“文本”功能组的“文档部件”按钮，在弹出的菜单中会看到我们设置好的通讯信息，点击它，如图8所示，就可以了。
图8

　　如果看不到这个信息，那也不要紧，点击菜单中的“构建基块管理器”命令，在打开的对话框中点击“名称”，使全部项目按名称排序，然后找到“个人信息”，并点击下方的 “插入”按钮，如图9所示，就可以了。
图9